Det är första dagen på det nya arbetet. En pirrig känsla sprider sig i kroppen. Vad kommer hända idag? Kommer jag känna mig välkomnad? Vad ska jag göra egentligen? Visst – vi alla lär oss så småningom hur organisationen ser ut, vilka som jobbar med vad och vilka ansvarsområden som åligger oss. Men skulle det inte vara ännu bättre om den nya personalen kom in i arbetet snabbare och med mer självförtroende? Hur gör vi då detta på bästa sätt? I denna text presenterar jag en rad viktiga delar som gör onboardingprocessen en bra upplevelse – både för den nya medarbetaren – och för teamet som redan är på plats. Häng med!

Inför första dagen

Onboardingprocessen börjar inte den första arbetsdagen. För att en nyanställd ska känna sig välkomnad och redo för den nya tjänsten behövs förberedelser i god tid. Tveka inte att fråga personen vad den har för förväntningar och vad den behöver för att känna sig välkomnad.

Möten före första dagen

Erbjud möjlighet att hälsa på de nya kollegorna innan den första arbetsdagen. Det kan vara på en lunch på kontoret, en AW eller ett informellt digitalt möte. Att ha några kända ansikten på den nya arbetsplatsen skapar en känsla av trygghet och gemenskap innan arbetet ens har börjat.

Information, information, information

Skicka ut välkomstmail inför den första arbetsdagen. Berätta om hur den kommande veckan ser ut. Förklara er onboardingprocess och vad den nya kollegan kan förvänta sig under sin första tid på arbetet. Detta skapar en känsla av trygghet och tydlighet för den nyanställda.

Tydliggör vilken typ av arbetsplats som personen anländer till. Berätta om det finns (eller inte finns) någon klädkod, vilka arbetstider som gäller och vilka krav som ställs under den första veckan. Ju tydligare ni är gentemot den nyanställda desto bättre kan denne förbereda sig och leverera på det sätt som ni önskar. Oskrivna regler hjälper ingen – var tydlig!

Första dagen

Berätta om organisationen

Den nyanställda har i stort sett ingen koll på hur organisationen den just kommit till ser ut och fungerar. Därför är det viktigt att förklara organisationens struktur och ge en bild av hur olika avdelningar förhåller sig till varandra. Några frågor som är extra viktiga att besvara är:

Hur ser organisationen ut? Har det skett några stora förändringar under det senaste året? Förväntar vi oss några större förändringar inom en snar framtid?
Hur ser ledningsgruppen ut? Vilka styr företaget eller verksamheten?
Vilken är den närmsta chefen? Vem svarar denna chef till?
Vilken roll har den nya medarbetaren? Vem svarar den till i första hand?
Vilka kollegor kommer vara de viktigaste att lära känna och samarbeta med under den närmsta tiden? Säkerställ att den nyanställda får träffa dessa personer och introducera sig.

Sammanställ gärna ett dokument eller en powepoint med information och bilder över organisationsstrukturen. Detta kan den nya återkomma till vid behov. Ingen kan ta till sig all information första dagen – så se till att det finns skriftligt.

Tips! Ha gärna en onboarding-mapp där vem som helst i teamet kan gå in och uppdatera information om företaget. När det sker en förändring i organisationen kan ni uppdatera filerna och säkerställa att allt är korrekt.

Teknik

När tekniken inte fungerar skapar detta frustration för alla inblandade. Den nya medarbetaren vill komma igång med arbetet, sätta sig in i de interna systemen och börja lära sig den teknik som används. Det är ett onödigt slöseri med resurser och energi att låta den nya rulla tummarna för att det saknas arbetsverktyg.

Se därför till att alla teknik är på plats: Dator, telefon och annan utrustning ska vara färdiga att använda första dagen. Detta gäller även inlogg till interna system och licenser till programvaror.

Tips! Lägg till viktig information om teknik, programvaror och interna system i onboarding-mappen. Då kan ni enkelt hänvisa till denna så fort någon ny börjar i teamet eller om någon behöver ta påminna sig om något specifikt.

Förväntansavstämning

Fundera en stund på varför du anställde den nya medarbetaren. Vad vill du att rekryteringen ska leda till? Gör det tydligt vad du vill att personen ska leverera. Har du det klart för dig? Bra! Förklara det då tydligt för den nya kollegan. Genom att ha en rak dialog kring förväntningar blir det betydligt enklare för den nya medarbetaren att förstå vad den behöver göra för att alla ska bli nöjda. Ha en tydlig kommunikation kring vilka förräntningarna är den första veckan, första månaden, första kvartalet och första året.

Första veckan

Att komma igång med arbetet

Till syvende och sist är den nyanställda på plats för att arbeta. Finns det en tydlig plan för hur den nya ska sätta sig in i arbetsuppgifterna? För att så effektivt som möjligt göra den nya kollegan redo att leverera kan vi göra följande:

Låt en person i teamet bli en ”Buddy” till den nya kollegan. Det är viktigt att detta är en öppen och nyfiken person som känner sig manad att ta sig an en ny kollega. Personen ska vara tillgänglig under den första tiden för att svara på alla de frågor som den nyanställda kan tänkas ställa. Buddyn har även som uppgift att visa runt på kontoret och vara ett allmänt stöd åt den nya team-medlemmen.
Säkerställ att det finns en senior medarbetare som kan gå igenom de nya arbetsuppgifterna med den nya kollegan. Denna person måste ha luft i systemet nog att ta sig an att visa och förklara vad som ska göras.
Ha en tydlig plan för de första arbetsuppgifterna. Återigen vill vi undvika att den nya kollegan blir sysslolös – säkerställ att det finns arbetsuppgifter som kan påbörjas direkt.

Gemenskap

Den första veckan är en första kick-off för teamet. Vad menar jag med det? Jo, teamet har nu plötsligt ändrats. Vi har en ny medarbetare och i och med detta har hela teamet förändrats. För att få ett välfungerande och sammansvetsat team är det viktigt att skapa en god relation från dag ett. Detta är den enda chansen för den nya arbetstagaren – och de som varit där sen innan – att göra ett bra första intryck. Ta det på allvar och se till att den nya gruppen får en chans att bli ett starkt team.

Hur ser vi till att vi skapar oss ett starkt team? Det första steget är att lära känna varandra. Ställ nyfikna frågor till den nya personen. Låt alla introducera sig och berätta vad de arbetar med. Några enkla sätt att välkomna den nya kollegan är att genomföra något av följande:

Team-lunch första dagen
Erbjud AW första veckan
Team-building aktivitet (lek, spel, samtal)

Hur ser ett år ut?

En tydlig bild av hur året ser ut kan ge en bättre förståelse för tiden som kommer. När brukar vad göras? Finns det återkommande projekt? Hur ser de närmsta tre månaderna ut? Det är alltid en god idé att visualisera de processer som finns på arbetsplatsen. Ett årshjul är ett smart sätt att tydligt visa på ett ungefär under vilka perioder som olika aktiviteter genomförs. Årshjulet kan bland annat innehålla information om:

Hög- och lågsäsong
Löne- och utvecklingssamtal
Resor och event
Andra återkommande aktiviteter som gäller den givna arbetsplatsen

Tips! Lägg in information om årshjulet i onboarding-mappen så att det alltid finns tillgängligt för medarbetarna.

Vad gäller på er arbetsplats?

För att veta vad just era anställda känner för onboardingprocessen behöver ni utmana er själva och ställa frågor till medarbetarna. Alla arbetsplatser är unika. Just ni har en unik kultur som ni vill fostra. De som söker sig till er arbetsplats har unika förmågor, förväntningar och behov. Genom att regelbundet undersöka era problemområden kan ni utveckla och förbättra era processer.

Behöver ni hjälp? Jag kan bistå med undersökningar i form av enkäter och djupintervjuer för att förstå just er verksamhet och era behov. Gissa inte – ta reda på vilka brister och styrkor just ni har.

Stella Säfström är dataanalytiker och oberoende utredare. Hon hjälper verksamheter uppnå sin fulla potential genom strategiskt utredningsarbete.