Nu har du hamnat där igen. Du har kastats in i ett projekt på jobbet som helt verkar sakna struktur och mål. Det är otydligt vad du ska bidra med och vad andras roll är. Det saknas projektbeskrivning och tydlig ledning. Du får mest veta att det är bråttom att bli klart – att du behöver göra en uppgift – helst igår. När du stressat fram resultaten och levererar dem får du reda på att det nog inte var det där du skulle ha levererat, att projektets ramar har ändrats eller att beställaren inte förstått vad den beställt. Du får nya instruktioner som inte heller denna gång känns genomtänkta. Du frågar dig själv varför det alltid verkar bli såhär och om det inte kan bli bättre nästa gång.
Hur hamnade vi här? Några vanliga misstag som ligger till grund för detta är:
Problemformulering är vag eller ej konkretiserad
Förväntansavstämning har inte skett eller är vag
Det saknas tydliga mål och deadlines
Det saknas en projektledare som ansvarar för projektet från start till slut
Det görs ingen avstämning efter projektets avslut för att kontrollera om projektet skapat det värde som önskats eller för att undersöka vad som kan förbättras i framtida projekt
Rollerna i projektet har inte definierats
Hur kommer det sig att vi gång på gång hamnar i den här situationen? Ibland dyker det upp problemområden som beslutsfattare och ledare anser är viktiga att lösa – nu! Det händer att medarbetare längre ner i organisationen redan förutspått dessa problem och försökt få resurser att hantera problemen innan de vuxit sig för stora. Till dess att ledningen inser vad problemet är kan det ha växt sig så pass stort att det kräver mer resurser och tid för att lösa än om organisationen lyckats tänka efter – före.
Hur hittar vi sätt att undvika dessa problem?
Lyssna på medarbetarna. De är experter på vad som händer nära produkten, kunderna och organisationen. Ha tydliga vägar in för de som är hands-on dagligen. Det behöver vara enkelt för dem att komma med feedback och input till beslutsfattare.
Ordna återkommande möten där representanter från olika delar av organisationen kan vädra sina åsikter och synpunkter
Genomför återkommande enkätundersökningar för att ta reda på vad som pågår i organisationen. Ställ intresserade frågor om vilka utmaningar som medarbetarna ser i sitt dagliga arbete, vilka resurser de saknar och hur hög deras arbetsbelastning är
Ha en enkel väg in till ledningen. En e-postadress som går till ledningsgruppen eller andra intressenter och beslutsfattare. Skapa möjligheter för medarbetare att ge anonym feedback för att säkerställa att medarbetare vågar vara ärliga i sina synpunkter.
Ha tydliga strukturer, rutiner och arbetsmetoder. Granska dessa emellanåt för att ta reda på om ert nuvarande arbetssätt fungerar. Rutinerna bör innehålla följande:
Tydliga instruktioner på hur organisationen formulerar problemet som ska lösas. Om det saknas en tydlig frågeställning eller ett tydligt mål kommer olika personer dra åt olika håll. Detta leder till att någon part kommer att bli missnöjd och inte få det resultat som önskas.
Tydliga mål för vad projektet ska uppnå. Det måste vara tydligt för alla som har en roll i projektet vad målbilden är. Detta gäller både för beslutsfattare och intressenter som för medarbetare som ska genomföra arbetet.
En projektledare som ansvarar för att projektet är tydligt formulerat, har en tydlig struktur, vilka deadlines som gäller, uppföljning under arbetets gång och en genomgång av projektets resultat samt lärdomar till nästa gång.
Tydligt definierade arbetsroller. Vem ska göra vad? När ska arbetet vara klart? Vem ansvarar för att detta genomförs? När detta finns på plats är det enklare för var och en som deltar i projektet att utföra sitt arbete lugnt och metodiskt och vara säker på att de är på rätt spår. Särskilt när detta kombineras med att ha återkommande avstämningar där frågetecken kan suddas ut.
Vissa som läser detta kanske tycker att det jag radat upp är uppenbart. För er som inte upplevt dessa problem på arbetsplatser säger jag – grattis! Ni anar inte hur många som inte följer de mest basala aspekterna av projektledning i praktiken. Stress och press från yttre eller inre intressenter kan leda till att förhastade beslut fattas. Organisationer tvingas dagligen hantera olika brandsläckningsåtgärder som fortsätter ramla runt i organisationen i en oändlig loop. Var förutseende och lägg resurser på områden innan branden bryter ut.
Vad tycker du? Har du stött på liknande problem i din organisation? Hur har ni löst det? Håller ni med eller saknas något i min analys? Skriv gärna en kommentar eller hör av er till mig. På så sätt kan vi bli klokare – tillsammans.
Stella Säfström är dataanalytiker och egenkonsult. Hon hjälper företag och organisationer att nå insikter genom data.
Kontakta henne här: hej@stellasafstrom.se